Privacy Reglement van de Stichting Herdenkingsstenen Midden-Groningen.

Artikel 1:

Dit is een Reglement in de zin van Artikel 10, lid 1 van de Statuten van de Stichting Herdenkingsstenen Midden-Groningen (SHMG).

Artikel 2:

Het bestuur is verantwoordelijk voor de nodige beveiliging van de persoonsgegevens van de bestuursleden van deze SHMG, alsmede  die van de leden van het Comité van Aanbeveling en die van de sponsors volgens de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) . Het bestuurslid E.G. Westerink is met het  toezicht op de uitvoering belast. Hij is de functionaris voor de gegevensbescherming (FG).

Artikel 3:

Het Privacy Reglement is van toepassing op de gehele Stichting. Ook eventuele medewerkers vallen er onder.

Artikel 4:

Op de website worden alleen de namen van betrokkenen gepubliceerd, soms met vermelding van functies, echter zonder hun adresgegevens. Alleen het postadres van de SHMG wordt vermeld.

Artikel 5:

Bij twijfel over de juiste handelwijze inzake de naleving van de AVG beslist de FG. De beslissing wordt vastgelegd in de notulen van de eerst volgende vergadering.

Artikel 6:

Voor het voeren van de administratie heeft de SHMG persoonsgegevens nodig van de bestuursleden en eventuele medewerkers. Deze gegevens zijn nodig voor de eigen administratie. Ook zijn deze gegevens nodig voor het onderhouden van de onderlinge contacten van de bestuursleden. De SHMG mag alleen dan gegevens van bestuursleden verzamelen als die leden daarvoor schriftelijk toestemming hebben verleend. Hiervoor is een formulier als bijlage bij de Reglement opgenomen.

Artikel 7:

De persoonsgegevens die worden verzameld voor de eigen administratie zijn: naam, voorletters, roepnaam, adres met postcode, telefoonnummer, mobiel telefoonnummer, emailadres.

Artikel 8:

Deze verzamelde persoonsgegevens worden aan de bestuursledenleden digitaal ter hand gesteld.

Artikel 9:

Er kunnen foto- en filmbestanden worden gemaakt waarop de bestuursleden en medewerkers voorkomen.  Hiervoor moet door hen toestemming worden gegeven.

Artikel 10:

Het bankrekeningnummer van een donor dient uitsluitend voor de overmaking van de door de donor toegezegde bijdrage en is alleen aan de penningmeester van de SHMG bekend.

Artikel 11:

Bestuursleden van de SHMG gaan prudent met de gegevens om en stellen ze niet ter beschikking aan derden.

Artikel 12:

Bij het verschijnen van de nieuwe lijst van bestuursleden wordt door ieder lid de voorgaande lijst van bestuursleden vernietigd. Ook op de website wordt de voorgaande lijst vervangen. In het archief wordt één exemplaar zorgvuldig bewaard.

Artikel 13:

Bij overlijden van een bestuurslid en bij opzegging van het bestuurslidmaatschap worden de data van de betrokkene uit de bestanden van de SHMG verwijderd. De leden van het bestuur verwijderen deze data eveneens uit hun digitale bestanden. Dit geldt ook bij het overlijden van leden van het Comité van Aanbeveling.

Dit Privacy Reglement is vastgesteld in de vergadering van de SHMG  te Hoogezand op 26-04–2021.

Voorbeeldformulier voor de verklaring van geen bezwaar in verband met de AVG:

Ik, voornaam en naam                                    te                                                    , geef toestemming aan de Stichting Herdenkingsstenen Midden-Groningen om mijn persoonsgegevens in de interne lijst van bestuursleden van de SHMG te publiceren.

Mijn persoonsgegevens bestaan uit mijn naam, voorletters, roepnaam, adres met postcode, telefoonnummer, mobiel telefoonnummer, emailadres.

Ik werk mee aan de samenstelling van de website en de Facebook-pagina en heb geen bezwaar tegen het publiceren van afbeeldingen waarop ik herkenbaar ben. 

Op de website en Facebookpagina wordt alleen mijn naam vermeldt, geen adresgegevens.

Ook zal ik mij houden aan de bepalingen uit het Privacy Reglement van de SHMG.

Plaatsnaam,  . . – . . – . .  . .

Handtekening,